Skip to content Skip to navigation

Kini Hadir Revisi Versi International Standard ISO 15489-2016 Manajemen Rekod

Ibu Hani

KINI HADIR REVISI VERSI INTERNATIONAL STANDARD

ISO 15489-2016 MANAJEMEN REKOD

Oleh: Hani Qonitah, MIMS (Records & Archives)

 

Kehadiran rekod digital (digital records) di jagat maya seperti sekarang ini tidak dapat dihindari, sehingga tuntutan perlunya standar manajemen rekod yang dapat mengelola berbagai jenis rekod termasuk rekod digital sangat dinantikan oleh para spesialis rekod.  Dalam rangka menjawab kebutuhan ini, maka ISO mengeluarkan satu standar baru yaitu ISO 15489 Records Management di bulan April 2016, yang salah satunya adalah menekankan pada pengelolaan rekod digital tanpa mengesampingkan prinsip-prinsip dasar manajemen rekod dalam berbagai bentuk atau media pada umumnya.

Apa yang baru?

Bila dibandingkan dengan versi sebelumnya tahun 2001, maka versi 2016 ini lebih bersifat teoritis daripada praktis. Di mana versi lama memberikan lebih banyak istilah-istilah praktis untuk pengawasan rekod dalam konteks bisnis seperti registrasi, klasifikasi, penelusuran, dan sebagainya.

            Sedangkan di versi 2016, penekanan lebih diberikan kepada metadata sebagai satu mekanisme pengawasan rekod yang penting. Selain itu, definisi Penilaian (Appraisal) lebih diperluas. Di mana penilaian juga mencakup analisa persyaratan rekod dalam konteks bisnis dan selanjutnya merupakan langkah awal dalam membangun program manajemen rekod.

Secara singkat, berikut ini adalah perbedaaan versi 2016 dari versi 2001:

  • Beralih ke Digital: penekanan lebih besar pada digital, tanpa harus menjadi media tertentu, dan peluang peningkatan untuk rekod yang dihasilkan dari lingkungan digital.  Namun versi 2016 masih berlaku sama untuk rekod berbasis kertas atau untuk yang bekerja di lingkungan hibrida karena merupakan standar media yang netral.
  • Perangkat pengawasan (control tools):  lebih besar penekanan pada pentingnya alat kontrol rekod seperti metadata, klasifikasi, akses dan hak akses, serta jadwal retensi dan pemusnahan rekod. Tujuan pengembangan perangkat-perangkat ini adalah untuk menyesuaikan lingkungan kerja yang akan mendukung memenuhi persyaratan rekod
  • Penilaian: penilaian rekod sekarang dilihat sebagai inti kegiatan di mana hasilnya dapat digunakan untuk berbagai tujuan – tidak hanya persyaratan penyimpanan dan pemusnahan tetapi juga dapat untuk identifikasi dan pencegahan resiko, nilai guna arsip dan sebagainya)
  • Istilah baru: beberapa istilah berikut ini dimunculkan: Aktivitas, Agen, Skema Klasifikasi Bisnis, Otoritas Pemusnahan, Pembuktian, Fungsi, Skema, Transaksi, dan Proses Kerja

Apa yang Hilang?

  • Implementasi: versi tahun 2016 tidak lagi memberikan rumusan metodologi implementasi. Melainkan versi ini focus pada prinsip-prinsip dan konsep manajemen rekod
  • Penarikan Pedoman: Bagian kedua dari versi 2001: Pedoman, telah dihapus
  • Penghapusan Istilah: istilah-istilah berikut ini sudah tidak ada lagi: Akuntabilitas, Pelacakan Tindakan (Action Tracking), Otoritas Kearsipan, Dokumen, Pengindeksan, Pengawetan, Pencatatan, Pelacakan & Pemindahan

Revisi Istilah

Istilah

Versi lama (2001)

Versi baru (2016)

Konversi

Proses perubahan rekod dari media yang satu ke yang lain atau dari satu format ke format yang lain

Proses perubahan rekod dari satu format ke format yang lain

Migrasi

Tindakan memindahkan rekod dari satu sistem ke sistem yang lain dengan tetap memelihara otentisitas, integritas, keandalan dan kegunaan rekod

Proses pemindahan rekod dari satu perangkat keras atau konfiguras perangkat lunak ke lainnya tanpa mengubah format

Rekod

Informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti, dan informasi bagi organisasi atau orang dalam menjalankan kewajiban hukun atau dalam melakukan transaksi bisnis

 

Informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai pembuktian dan asset bagi organisasi atau orang untuk kewajiban hukum atau dalam  transaksi bisnis

 

               Dengan terbitnya versi tahun 2016, berbagai komunitas profesi manajemen rekod di berbagai dunia seperti Australia, Inggris, Amerika dan Kanada sudah mulai meninjau kembali standar manajemen rekod nasional mereka agar memenuhi persyaratan standar internasional ini.

               Bagaimana dengan di Indonesia? Jangankan versi 2016, mungkin untuk menerapkan versi 2001 saja masih jauh dari harapan. Bahkan masih banyak organisasi dan lembaga yang belum menyadari bahwa sudah ada standar ini, di luar undang-undang kearsipan beserta turunannya. Bila sudah ada lembaga yang menerapkan standar manajemen rekod, pada umumnya adalah karena ada kewajiban internal organisasi untuk patuh pada standar industri tertentu termasuk di dalamnya manajemen rekod.

            Maka dapat dikatakan bahwa untuk lingkungan Indonesia, masih diperlukan dibuat standar nasional manajemen rekod yang mencakup baik media kertas maupun digital yang memenuhi persyaratan hukum dan transaksi bisnis sesuai bidang kerja atau sektor industri. Di mana untuk peraturan perundang-undangan, para spesialis rekod tetap harus mengacu pada bidang kerja lembaga atau organisasi di mana lembaga beroperasi. Dengan mengikuti dinamika bisnis atau perkembangan peraturan perundang-undangan, maka peran para spesialis rekod akan tetap dihargai dan diperlukan oleh organisasi sepanjang jaman.

Comments

Informadi yang uptodate , perubahan yang selalu terjadi menyesuaikan dengan kebutuhan zaman.

Add new comment

Plain text

  • No HTML tags allowed.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • Lines and paragraphs break automatically.
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.