Skip to content Skip to navigation

Pengelolaan Rekod, Teknologi dan Kemajuan Budaya : Coffee Talk Perdana P3RI

Coffee talk P3RI
Oleh : Eine Ayu Saraswati
 
Pagi itu jalanan Jakarta terasa lebih bersahabat. Kendaraan yang saya tumpangi melaju tanpa terhambat. Setibanya di muka gedung yang saya tuju, bergegas saya memasukinya dengan penuh semangat. Hati saya kian gembira ketika ruangan tempat saya berada menjadi kian ramai. Puluhan orang datang dan duduk berkelompok, siap mengikuti sebuah sesi diskusi bertajuk Coffee Talk. Acara diadakan oleh Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia, atau singkatnya P3RI, bekerja sama dengan Pusat Studi Hukum dan Kebijakan (PSHK), serta didukung oleh kru Perpustakaan Daniel S. Lev.
 
Kegiatan ini merupakan ajang bertukar cerita yang terbuka bagi para praktisi, akademisi dan pemerhati pengelolaan rekod dari berbagai lembaga dan bidang usaha. Berlangsung pada hari Kamis, tanggal 23 September 2018 di Ruang Republik, salah satu ruang kelas di Sekolah Tinggi Hukum Indonesia Jentera. Tema yang diperbincangkan adalah pengelolaan arsip media menggunakan teknologi robotik. Tema tersebut makin terasa istimewa sebab diangkat dalam sesi perdana Coffee Talk yang rencananya akan diadakan setiap dua-bulanan oleh P3RI.
 
Evolusi Data, Metadata dan Proses Bisnis
 
Paparan dari Yogi Hartono, Kepala Arsip dari kantor berita CNN Indonesia sangat dinantikan oleh para peserta. Judul paparan tersebut adalah “Pengelolaan Arsip Media menggunakan Robotic LTO”. Istilah LTO merupakan akronim dari linear tape-open, yang berarti teknologi penyimpanan data menggunakan pita magnetik terbuka. Teknologi ini memungkinkan untuk menyimpan data dalam hitungan terabita. Ratusan film, ribuan lagu dan ratusan ribu foto dapat disimpan dalam satu cartridge LTO yang hanya seukuran telapak tangan.
 
Selain kapasitas media penyimpanan, peserta diskusi sangat tertarik pada penggunaan lengan robotik dalam proses penyimpanan dan temu kembali LTO. Dengan menggunakan koordinat tertentu, lengan robotik ini dapat mengantarkan cartridge yang dicari dalam hitungan menit.
 
Teknologi ini adalah contoh evolusi data. Pada awalnya data disajikan dalam ukiran prasasti, tulisan di atas daun lontar, kertas, piringan hitam, cakram padat sampai kini beragam format dokumen terasa sudah terlalu biasa untuk diakses melalui gadget andalan. Sistem pengelolaan data pun sudah berkembang, mulai dari sistem manual, mekanik, hingga digital. Tetapi dasarnya tetap sama, yaitu data memerlukan metadata, dan metadata seharusnya dikembangkan untuk mendukung proses bisnis yang ada.
 
Dalam lingkungan media, salah satu hal yang digarisbawahi oleh Yogi adalah kemampuan untuk memahami proses bisnis. Di antaranya adalah proses ingest atau proses memasukkan data ke dalam media penyimpanan, serta proses editing untuk menggabungkan beberapa informasi ke dalam suatu produk, misalnya tayangan berita untuk televisi.
 
Khairul, seorang mahasiswa dari Universitas Padjajaran, terkesima dengan paparan dari Yogi. Menurutnya, kecepatan pengembangan kurikulum di jenjang pendidikan tinggi jauh tertinggal dengan apa yang secara nyata ditemukan di lapangan kerja. Karena itulah Khairul sangat mengapresiasi kesempatan berbagi pengetahuan seperti yang diadakan P3RI kali ini.
 
Hadir pula David Tarigan, salah satu pendiri Irama Nusantara. Irama Nusantara adalah lembaga non-profit yang berupaya mengarsipkan dan mendata rekaman dari industri musik Indonesia era 1950-1970an. Pengalaman Irama Nusantara juga memperkaya aspek evolusi data dalam diskusi hari itu. Dengan mengandalkan logika dalam penyusunan proses bisnisnya, ribuan piringan hitam telah berhasil didokumentasikan dalam situs yang mereka kelola. Kontribusi luar biasa dalam bidang budaya ini memperoleh apresiasi serta dukungan dari Badan Ekonomi Kreatif Indonesia.
 
Pengelola Rekod sebagai Aset Perusahaan
 
Pengelolaan arsip digital menggunakan LTO dan lengan robotik ini ditujukan untuk membantu para pekerja media memperoleh akses serta menggunakan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Menurut Yogi, hal inilah yang seharusnya menjadi kompetensi utama pengelola rekod sehingga dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan. Sejalan dengan paparan Yogi, seorang peserta bernama Sutanto menekankan bahwa teknologi adalah alat. Hal yang lebih penting adalah kemampuan beradaptasi dengan kemajuan teknologi dan mengidentifikasi bakat yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis.
 
Yogi merasa beruntung sebab pimpinan perusahaan mendukung pengelolaan arsip sebagai cerminan kondisi perusahaan. Dengan dukungan dari atas serta pendekatan yang tepat pada pekerja media sebagai pengguna data, Yogi merasakan bahwa pengelola rekod dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi perusahaan dan memperoleh pengakuan.
 
Holding company di mana Yogi bekerja juga memiliki standar ketat mengenai metadata. Memanfaatkan standar tersebut, Yogi melibatkan pengguna dalam pembuatan metadata. “Pengguna itu bagian dari expert-nya metadata, jadi libatkan saja mereka”, tukasnya. Hal ini diamini oleh salah satu kelompok dari lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), akademis serta industri jasa asuransi. Menurut kelompok tersebut, komunikasi sosial merupakan faktor penting untuk memupuk kerjasama yang baik antara pengelola rekod dengan kelompok pengguna.
 
Profesor Sulistyo Basuki yang turut hadir dalam diskusi pada hari itu memberikan penutup yang menginspirasi. Beliau memberikan apresiasi atas dimulainya kiprah P3RI dalam meningkatkan perhatian atas pengelolaan rekod di Indonesia. Menurut sang profesor, konsep Galleries, Libraries, Archives and Museums (GLAM) adalah hal yang penting untuk terus dikembangkan sebagai harta yang semestinya mencerminkan kemajuan budaya suatu bangsa.
 
Wow, sungguh hari yang penuh energi! Berangkat dari acara ini, tentu saja P3RI akan kembali mengadakan kegiatan-kegiatan yang lebih menarik lagi. Jadi, nantikan tanggal mainnya!
 
Untuk materi kegiatan ini sila unduh di bawah dan silahkan pantau akun media sosial P3RI untuk acara-acara berikutnya.

Add new comment

Plain text

  • No HTML tags allowed.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • Lines and paragraphs break automatically.
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.